كيف يتم ترتيب لقاء الخريجين؟

2024 مؤلف: Priscilla Miln | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-16 00:22

أمسية لم شمل الخريجين ، بغض النظر عن مكان انعقادها ومن يجمعها ، تتطلب إعدادًا جادًا وتكاليف ملموسة. كقاعدة عامة ، من الصعب جدًا على شخص واحد إتقان تنظيم مثل هذه العطلة والاستعداد لها.

الآن غالبًا ما يستخدمون خدمات الوكالات ، لكن نتيجة عمل المحترفين لا تفي دائمًا بالتوقعات وقد تختلف عن نسخة العطلة التي أرادوا ترتيبها. لذلك ، من الأفضل تناول الأمر بنفسك ، ويفضل أن يكون ذلك مع شركة مكونة من شخصين أو ثلاثة أو أربعة أشخاص.

من أين تبدأ

تحتاج للبدء في التحضير لأمسية لقاء الخريجين من خلال تحديد عدد المشاركين. بمعنى ، يجب أن تقرر من ستجمعه - المشكلة بأكملها ، فئة واحدة أو مجموعة. ما إذا كان سيتم دعوة أعضاء هيئة التدريس وأي من المعلمين للاتصال. تعتمد جميع الجوانب الأخرى على عدد المشاركين المحتملين والضيوف في الحدث.

بعد ذلك ، عليك أن تجد كل هؤلاءالناس ليتم جمعها. سواء كنت تخطط لإقامة أمسية للخريجين في مدرسة أو حفلة طلابية في مطعم ، فإن البحث عن المشاركين هو أهم مرحلة من مراحل الإعداد وطولها وأصعبها.

بعد العثور على جميع الإحداثيات الممكنة ، يجب الاتصال بالأشخاص أو الاتصال بهم ، وليس فقط إرسال الدعوات إليهم. يجب القيام بذلك ، لأن شخصًا ما لن يذهب ، وسيريد شخص ما ألا يأتي بمفرده. تحتاج إلى الاتصال أو الكتابة إلى المعلمين. يجب ألا تستبعد المشاركين مقدمًا ، مع التركيز على أفكارك الخاصة. هذا ، على سبيل المثال ، إذا كان اجتماع الخريجين سيعقد في موسكو ، وكان أحد المشاركين المحتملين يعيش في فلاديفوستوك ، فلا يجب أن تقرر بنفسك أن الشخص لن يحضر.

من الضروري توضيح الوقت والتاريخ المفضل مع كل من يحضر المساء بما في ذلك المدرسين. يجب عليك أيضًا أن تسأل بعناية عن الفرص المالية ، أي اسأل عن مدى استعداد الشخص لتخصيصه لتنظيم حدث.

بعد هذه المراحل الأولية ، سيكون لدى المنظمين قائمة كاملة بالضيوف والمشاركين في الحدث ، تحتوي على معلومات حول أوقات فراغهم وقدراتهم المالية.

ماذا بعد؟

في المرحلة التالية ، يجب تحديد المكان والوقت والسيناريو التقريبي لأمسية اجتماع الخريجين. هذا ليس بالأمر الصعب ، بناءً على الميزانية التقريبية وعدد المشاركين. في هذه المرحلة ، يجب "النظر" في الميزانية مرتين ، بالإضافة إلى عدد المشاركين.

أول شيء تبدأ في التفكير فيهالسيناريو - اختيار الموقع. إذا كان من المتوقع حضور أكثر من مائة شخص في الحدث ، ولكن الميزانية صغيرة ، يجب أن تستأجر مقهى أو نادٍ صغير بحد أدنى للطلب على أساس "للزوار". أي الاتفاق مع أصحاب المؤسسة على أن الناس سيطلبون المشروبات والطعام بأنفسهم. ستعمل طريقة الإيجار هذه على تقليل تكلفة الدفع للمؤسسة بشكل كبير.

خيار آخر هو قضاء اجتماع للخريجين في مدرسة أو معهد. ولكن ليست هذه الطريقة دائمًا في تنظيم حدث أكثر اقتصادا من استئجار مؤسسة. للاحتفال الكامل ، ستحتاج إلى إعداد طاولات البوفيه ، أي شراء الكحول أو الطعام أو الوجبات الخفيفة الجاهزة. عند شراء الطعام ، ستحتاج إلى شخص يقوم بالطهي. سوف تحتاج إلى مفارش المائدة والأطباق وغير ذلك الكثير. ستحتاج أيضًا إلى تنظيف كل شيء بعد نهاية الإجازة. بالإضافة إلى المصاريف والإزعاج ، فإن إقامة حدث في مبنى المدرسة له عدد من العيوب المهمة ، مثل قيود الوقت والتاريخ ، والحاجة إلى نقل الأثاث ونقله ، لأن الجو ليس مخصصًا للاحتفال.

أفضل طريقة لقضاء أمسية لقاء الخريجين هي الجمع بين زيارة مدرسة أو معهد وحفلة في مطعم. يمكن أن يحدث جزء رسمي في قاعة تجميع المدرسة أو جمهور الطلاب ، ونقل المتعة نفسها إلى مطعم أو مقهى. مع هذا الاختيار ، يجب عليك أولاً معرفة التواريخ والساعات التي ستتمكن فيها المؤسسة التعليمية من استضافة الحدث ، ودمج ذلك معالإطار الزمني الذي يفضله غالبية المشاركين ، وفي الواقع ، اختر التاريخ.

لا تنسق على الفور التاريخ والوقت المختارين مع الإدارة ، لكن توافق فقط مقدمًا. يعد ذلك ضروريًا للعثور على مقهى مناسب لفترة محددة بالقرب من المؤسسة التعليمية ، على مسافة قريبة. إنه أمر غير مريح للغاية إذا كان المعهد أو المدرسة على مسافة كبيرة من المطعم. في هذه الحالة ، لن يذهب البعض إلى الجزء الرسمي ، بينما لن يذهب البعض الآخر إلى المرح.

ومع ذلك ، في كافتيريا قريبة ، قد يكون التاريخ المحدد أو الساعات مشغولاً ، ولكن هناك تاريخ آخر مجاني ، وهو مناسب أيضًا. لذلك لا بد من التفاوض مع المؤسسة التعليمية مسبقا وفقط بعد الاختيار النهائي للمطعم.

الآن يمكنك البدء في تطوير السيناريو ، مرة أخرى باستخدام قائمة الضيوف والبيانات المتعلقة بقدراتهم المالية. يعد ذلك ضروريًا لتحديد عدد المسابقات التي تتضمن جوائز وقائمة الأمسية التي سيتم طلبها مسبقًا ولحظات أخرى مماثلة. سيناريو أمسية اجتماع الخريجين ، الذي سيحضره عشرة أشخاص فقط ، حتى لو كان في الإصدار "+1" ، سيكون مختلفًا تمامًا عن برنامج الحدث لعشرين زميلًا في الفصل وسيظهر أنه مختلف تمامًا من تجمع مائة شخص

ومع ذلك ، لديهم جميعًا نفس البنية:

• جزء احتفالي ؛
• الانتقال إلى مطعم أو مجرد استراحة قبل بدء البوفيه ؛
• الوقت العادي
• نهاية رسمية ؛
• "بعد المشي".

في مرحلة اختيار السيناريو حسب الميزانية ويجب ألا يدخل عدد الضيوف في تفاصيل ملء كل عنصر ، ولكن يجب توزيع الأموال. من الأسهل القيام بذلك ، بدءًا من ما يمكن حساب تكاليفه بأقصى قدر من الدقة ، على سبيل المثال ، من الجزء الاحتفالي. لا ينبغي تضمين "الإقامة" في الميزانية على الإطلاق ، ولكن إذا كان هناك أموال مجانية ، فمن الممكن تمامًا تقديم كوكتيل تحت عنوان معين للجميع عند الفراق. دائمًا ما يكون الجزء الأكثر غموضًا من حيث الميزانية هو الجزء الرئيسي من المساء ، الجزء الذي يتم وفقًا للبرنامج النصي ويتضمن العديد من المسابقات واليانصيب والجوائز. لذلك يجب تركها في النهاية ، وعند اختيار ما تملأه ، انطلق من مقدار المال المتبقي.

نتيجة لذلك ، سوف تحصل على تقدير مالي مفصل إلى حد ما. يجب أن تكون مكتوبة بوضوح ، بحيث عندما يطرح المشاركون أسئلة حول الأموال التي يتم جمعها منهم ، لا تحاول إخبار محتوى الأمسية ، ولكن ببساطة أرسل قائمة بالأرقام الجافة في برنامج مراسلة أو عن طريق البريد. سيوفر هذا أعصابك ، وسيثني زملاء الدراسة المشتبه بهم عن المساومة مع الجامع.

بعد جمع الأموال ، يجب أن تبدأ في تنفيذ الخطة. مع وجود عدد كبير من ضيوف الحدث ، عادة ما تكون هناك حاجة إلى العديد من العناصر والسمات المختلفة للعطلة. يجب ألا تفعل كل شيء وفقًا لمبدأ "كيف تسير الأمور" ، يجب التخطيط للوقت والمشتريات أو الطلبات ، فهي أكثر ملاءمة وبجدول زمني واضح لن ينسى أي شيء.

كيف تعقد الجزء الرسمي

يعتمد محتوى الجزء الرسمي على عدد المعلمين الموجودين ، ومن يخطط بالضبطكن متواجد. على سبيل المثال ، يقوم رئيس المعهد أو رئيس القسم ، ومدير المدرسة في مساء اجتماع الخريجين دائمًا بإلقاء كلمة افتتاح الحدث. هذا تقليد يجب اتباعه. إذا لم يكن هناك "رتب عالية" ، ولم يكن هناك سوى مدرس صف أو العديد من معلمي المادة ، فإن الحق في افتتاح المساء وإجراء الجزء الرسمي بالكامل ينتقل إلى منظمه. لا يهم أي من المعلمين سيحضر هذا الحدث ، كل من حضر مساء لم شمل خريجي المعلمين يتم تقديم الزهور وخطابات الشكر التذكارية.

لا ينبغي أن يكون الجزء الاحتفالي طويلاً ، لكن لا ينبغي أن يكون قصيرًا أيضًا. الوقت الأمثل هو 30-40 دقيقة. قد يكون المحتوى:

• خطاب الافتتاح أو خطاب المخرج ؛
• تسليم الدبلومات أو الشهادات التذكارية ولكن فقط مع عدد قليل من المشتركين ، إذا كان هناك أكثر من عشرين شخصًا ، يتم إصدار الشهادات بعد الانتهاء من الجزء الرسمي عند مغادرة القاعة ؛
• كلمات المدرسين وبعد انتهاء المدرسين يجب اعطاء الزهور و "ورقة شكر" مصممة بشكل جميل وينطبق نفس الشيء على مدير او ممثل الادارة
• إكمال ودعوة للمضي قدما إلى المطعم (تحتاج إلى تذكير العنوان والقول أنه موجود في الدعوة).

إذا أراد أحد الخريجين أن يقول شيئًا ، فهذا يتم بعد خطابات المعلمين وقبل الخطاب الختامي لمنظم العيد.

إذا كانت هناك فرصة للتمرن على الجزء الرسمي ، فيجب أن يتم ذلك دون فشل.يمكن أن يكون هناك دائمًا بعض الفروق الدقيقة التي تميز الواقع عن النص المكتوب على الورق. مدة الخطب ، ميكروفون لا يعمل أو عدم وجود حامل له ، وتفاهات أخرى لا يمكن أخذها في الاعتبار عند التخطيط. سوف تظهر في البروفة ويمكن تصحيحها أو القضاء عليها.

يمكنك إكمال الجزء الرسمي ، لا يقتصر على الكلام. سيكون الخيار الجيد هو غناء أغنية. في مساء لقاء الخريجين ، في حالة عدم وجود نشيد في المؤسسة التعليمية ، يمكنك إعداد أي موضوع مناسب وليس أغنية طويلة جدًا. يجب إرسال نصها وشرحها إلى كل من المشاركين مع الدعوة. ومع ذلك ، إذا رغبت في ذلك ، يمكنك نسخها عن طريق إصدار نسخة مطبوعة بها كلمات عند مدخل القاعة. إذا كان من المخطط استخدام الشارات ، فسيتم منحها أيضًا للجميع قبل الجزء الرسمي عند المدخل.

ما هو المطلوب للجزء الرسمي

هناك سمات إلزامية للمرحلة الرسمية للفعالية لا تعتمد على عدد المشاركين أو حجم الميزانية. وتشمل هذه:

• زهور لجميع المعلمين ؛
• دبلومات تذكارية أو "شهادات تخرج" ؛
• خطابات شكر للمعلمين.

هذا هو الأساس الذي لا يمكنك الاستغناء عنه. يمكنك طلب الدبلومات والدبلومات في أي من وكالات الإعلان أو مباشرة في دور الطباعة. ومع ذلك ، فإن الطلب المباشر من الطابعات ، على الرغم من أنه أرخص ، سيتطلب إعدادًا مستقلًا للتخطيط. هذا ليس مجرد رسم تم إنشاؤه في أي برنامج ، فهناك عدد من المتطلبات لمثل هذه التخطيطات. مع عدم فهم كيفإنه تخطيط للطباعة يتم إجراؤه ، ولا يجب عليك القيام بذلك ، لأن النتيجة ستتطلب التغيير وليس من خلال خطأ المطابع. وهذا يعني أنك ستدفع مرتين.

بالإضافة إلى السمات الإلزامية ، عناصر الحدث مثل:

• شارات بالاسم أو الفئة أو معلومات أخرى ؛
• زخرفة قاعة التجمع والردهة وغيرها من الأماكن التي يمر من خلالها الخريجون في المؤسسة التعليمية ؛
• طباعة كلمات الأغاني إذا لزم الأمر.

في حال كان الجو باردًا وزلقًا بالخارج ، وكان المطعم بعيدًا عن المكان الذي بدأ فيه مساء اجتماع الخريجين (فبراير أو مارس ، على سبيل المثال ، لا يفضي إلى المشي لمسافات طويلة) ، فأنت يمكن استئجار وسيلة نقل. من الضروري التحذير من استئجار الحافلات في الدعوات ، حيث قد يرفض الناس استخدام سيارتهم الخاصة بعد معرفة مدى توفر وسائل النقل "من الباب إلى الباب".

الانتقال للمطعم: هل يمكن ملئه بشيء

ما إذا كان ملء وقت الانتقال من المؤسسة التعليمية إلى مكان الاحتفال بالمحتوى أم لا هو سؤال فردي. يعتمد ذلك على العديد من الفروق الدقيقة مثل:

• مدة وعبء الجزء الرسمي
• الطقس والموسم
• توافر وسائل النقل أو المشي ؛
• الوقت المستغرق للوصول إلى المطعم ؛
• عدد المشاركين

من الممكن في الطقس الجيد وفي الصيف استخدام المهرجين والدمى بالحجم الطبيعي والتمثيل الصامت بالبالونات وما شابه ذلك في الطريقمرافقة. هذا يهيئ الضيوف لأمسية احتفالية. ومع ذلك ، إذا كان المسار قصيرًا جدًا ، على سبيل المثال ، ما عليك سوى الذهاب إلى الجانب الآخر من الشارع ، فلا داعي لملئه بأي شيء.

بالنسبة لركوب الحافلة الذي يستمر لمدة 20 دقيقة على الأقل ، يمكنك استخدام مهرج أو أي فنان آخر يروي النكات "في الموضوع" أو ، حتى أفضل ، يؤدي في نوع الوقوف. النوع نفسه هو الأمثل للجزء الرئيسي من الحدث.

ومع ذلك ، إذا كان هناك أقل من عشرة أشخاص ، فإن مثل هذا الترفيه على طول الطريق يكون عديم الفائدة على الإطلاق.

كيف تقضي الجزء الأكبر من المساء؟

هيكل كيفية إقامة حفل التخرج في المؤسسة ، بعد مرور عام أو بعد التخرج بعشر سنوات ، هو نفسه. لكن عدد المشاركين في الحدث يؤثر على هيكل الاحتفال. إذا كان هناك أكثر من 10-15 شخصًا ، فستكون هناك حاجة إلى قائد. إذا كان هناك 5-7 مشاركين ، فلن تكون هناك حاجة إلى خدمات toastmaster

يجب أن تتوافق جميع المسابقات أو اليانصيب أو وسائل الترفيه الأخرى بالضرورة مع موضوع الأمسية ، بالإضافة إلى خطب الشرب. تحقيق ذلك أمر بسيط ، ما عليك سوى استخدام بعض العناصر الموضوعية في النص.

يمكن أن يكون هيكل الحدث:

• يحتاج المنظم إلى إلقاء خطاب عشاء قصير ، بمعنى آخر ، إعادة فتح العطلة ؛
• يجب توجيه الخبز المحمص التالي لأشخاص محددين وتقديم تقرير عما حققوه في الماضي بالطبعحسنًا ، يمكن للخريجين أنفسهم التحدث بشكل مرتجل ؛
• بين رفع النظارات ، وتقام المسابقات ، وتقام عروض الفنانين أو المشاركين في المساء ؛
• قبل الإغلاق ، يجب عقد يانصيب بجوائز مرحة ، على سبيل المثال ، مع شهادة لحق استضافة وتنظيم الاجتماع التالي.

المنظم يقول آخر نخب. في ذلك ، تحتاج إلى شكر أولئك الذين حضروا ، والتعبير عن ثقتهم في اجتماع مبكر وتوضيح أن المطعم تحت تصرف جميع أولئك الذين يريدون الاستمرار في الاستمتاع ، مع الإشارة إلى الوقت بالطبع. وهذا يعني أنه يجب إكمال الجزء الرسمي قبل ساعتين على الأقل من انتهاء فترة الإيجار.

ماذا تقول في الخبز المحمص "العنوان"؟

مبروك مساء لم الشمل لا تختلف كثيرا عن الخبز المحمص في أيام العطل الأخرى. أي أنه حديث قصير يحتوي على كلمات لطيفة عن شخص ما ، تتحدث عن إنجازات هذا الشخص وتدعو له للشرب.

يمكنك التحدث عن أي شيء ، لكن بالطبع يجب أن تكون مستعدًا. كل شخص لديه إنجازات. على سبيل المثال ، إذا أصبحت طالبة وناشطة ممتازة ربة منزل ، فعليك أن تتذكر قيم الأسرة وتؤكد أن المنزل هو أهم شيء لدى الشخص. إذا كان زميلك يعمل ميكانيكيًا في مصنع ، فأنت بحاجة إلى التحدث عن قيمة المهن البسيطة ، والتي بدونها لا يمكن تصور جميع وسائل الراحة في الحياة الحديثة. أي أن الخبز المحمص يجب أن يزيد من احترام الشخص لذاته ويسعده.

بعد هذه الكلمات يتم منح دبلوم "For Achievement". ولكن هذا يجب أن يتم فقط إذا كان الخبز المحمصستكون جاهزة لكل ضيف. إذا كان هناك مائة شخص في الحفلة ، فلا داعي لإعداد الشهادات. لكن يجب أن يتم نطق الخبز المحمص. يجب التفكير فيها لنحو نصف المشاركين. بعد كل زوج من هذه الخطابات ، يجب استفزاز الضيوف في نفس الخطب فيما يتعلق بزملائهم في الفصل.

وهكذا ، فإن السؤال الأبدي عن ماذا نشرب من أجله يتم إزالته تمامًا ، ويشعر كل من المدعوين بأنه ضروري ، وليس ضروريًا في العطلة.

ما الذي يجب تضمينه في البرنامج؟

البديل الأمثل لبرنامج مثل هذه الأحداث هو أداء المشاركين أنفسهم. لكن معظم الناس يميلون إلى رفض عرض للأداء ، لذلك يجب على المنظمين تغطية ذلك بالمسابقات أو اليانصيب.

أي ، كجوائز للفوز في مسابقة ، يجب على الفائز ، على سبيل المثال ، قراءة الشعر. في أمسية لقاء الخريجين الذي يعقد وفق برنامج منظم وفق هذا المبدأ ، يجب تحضير النصوص المطبوعة مسبقًا. ليس كل الناس يحفظون أي قصائد.

يمكنك الاستغناء عن المسابقات على الإطلاق ، ولعب العروض على شكل يانصيب أو مصاريف. يمكنك ترتيب مزاد. أي ، يحصل المشارك على فرصة بيع شخص ما حقه في الكلام ، وستكون الأموال الخاصة بهذه المجموعة هي بداية الميزانية في المساء التالي للقاء ، والذي يجب الإعلان عن تاريخه بالطبع ، من أجل مثال العام القادم

كيفية تحضير خطاب

غالبًا ما يحير هذا السؤال حتى أكثر المنظمين موهبة وحذقًا. في الحقيقة ، كل شيء بسيط. كلمات مساء لم الشمللا ينبغي أن يكون الطنانة والصدق واللطيف. هذا يكفي

الكلام يجب ان لا يتاخر. يتم افتتاح الجزء الرسمي خلال 5-7 دقائق ، بالطبع ، إذا لم يلقي المخرج أو أحد المعلمين "المهمين" الخطاب. لا ينبغي أن تكون محدودة في الوقت - هذا غير مهذب. يستمر الجزء الرسمي الأخير من الخطاب من 4 إلى 5 دقائق ، ويمكن أن يبدأ بالكلمات: "تبدأ أمسية العودة للوطن" ، "الآن نحن ذاهبون إلى المطعم وسنستمتع" ومعلومات أخرى ، على سبيل المثال ، حول الحافلات او عنوان المؤسسة

أول نخب رمزي تمامًا ويجب أن يبدو ببساطة: "يا رفاق! هنا رأينا بعضنا البعض! دعونا نحتفل به! " تتكون نخب العنوان من عدة جمل وتستغرق 2-4 دقائق.

يمكن تجنب الصعوبات مع خطابات الجدول عن طريق التعاقد مع مضيف أو باستخدام بقية المشاركين قدر الإمكان.

ما الذي لا يجب نسيانه؟

عند التخطيط لأمسية ، عليك أن تتذكر ثلاثة فروق دقيقة ، مثل:

• تنظيم تصوير الصور أو الفيديو ؛
• البحث عن المضيف ؛
• إرسال الدعوات.

تأكد من توظيف مصور فوتوغرافي و / أو مصور فيديو. هذا جزء مهم جدا من الاجتماع. علاوة على ذلك ، يجب عليك طلب الخدمات طوال المساء - من الجزء الرسمي الرسمي إلى "ما بعد المشي". ثم يجب إرسال نتائج عمله إلكترونيًا إلى جميع ضيوف الحدث.

استأجر مضيفًا للحفلات التي تضم أكثر من 10 أشخاص. بعد كل شيء ، المنظم نفسه هو أيضًا خريج ويجب أن يستمتع ، وألا يتابع البرنامج ومزاج الضيوف

يجب اصدار الدعوة متضمنة جميع المعلومات اللازمة فيها: موعد ومكان الاجتماع ، اسم المطعم وعنوانه ، مدى توفر الحافلة ، إذا كان من المخطط تأجيرها ، كلمات الأغنية طبعا إذا كان هذا العنصر ضمن النص وهكذا دواليك

لست بحاجة إلى طباعة الدعوات ، فمن الأسهل بكثير إصدارها في شكل إلكتروني وإرسالها عبر برنامج المراسلة أو البريد الإلكتروني.